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CS Blockchain and Document Management Systems Titolo3 .pdf



Nome del file originale: CS_Blockchain and Document Management Systems_Titolo3.pdf
Titolo: Anche la tua azienda dovrebbe investire in un buon sistema di gestione documentale ed ecco il perchè
Autore: Reynardt Deminey

Questo documento in formato PDF 1.7 è stato generato da Microsoft® Word 2016, ed è stato inviato su file-pdf.it il 10/06/2021 alle 09:54, dall'indirizzo IP 85.40.x.x. La pagina di download del file è stata vista 51 volte.
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Anteprima del documento


Anche la tua azienda dovrebbe investire in un
buon sistema di gestione documentale ed ecco
il perchè
Negli ultimi anni, la trasformazione digitale è stata un importante punto della strategia
di molte aziende. Queste ultime hanno pianificato e, lentamente, hanno iniziato a
implementare le piattaforme e i servizi necessari per trasformare digitalmente i loro
processi aziendali.
La pandemia di Covid-19 ha accelerato gli sforzi fatti per la trasformazione digitale di
molte aziende, soprattutto a causa dell’impennata dell’utilizzo di Internet e del fatto
che molti loro clienti preferiscano oggi utilizzare i canali digitali.
Una delle parti essenziali di un'efficace strategia di trasformazione digitale è
l'implementazione di un sistema di gestione documentale (DMS). Ciò offre alle
aziende una serie di vantaggi, tra cui il risparmio di tempo e l'efficienza dei processi
aziendali.
Tra le varie tecnologie innovative nate negli ultimi anni, la blockchain sembrerebbe
essere quella che promette di migliorare significativamente i sistemi di gestione
documentale. Mantenendo i vantaggi tradizionali della digitalizzazione, la blockchain
li valorizza ulteriormente, rendendo l’archiviazione e la gestione dei documenti
ancora più sicura.
Ma come può nel concreto la blockchain migliorare i sistemi di gestione
documentale? In questo post esamineremo questa domanda in modo più dettagliato.

Cos'è la Blockchain?

Il modo migliore per capire la blockchain è pensarla come un database. Un tipico
database memorizza i dati in tabelle che rendono facile per gli utenti interrogare i dati
e trovare le informazioni che stanno cercando.
La differenza significativa tra un database tipico e una blockchain è il modo in cui i
dati sono archiviati e strutturati. A differenza di un database tradizionale, i dati in una
blockchain sono archiviati in gruppi o blocchi.
Ogni volta che viene effettuato un nuovo inserimento di dati, viene scritto nel blocco
e una volta che il blocco è pieno, viene concatenato al blocco precedente. È per
questo motivo che è nota come “blockchain”. Quando vengono immessi nuovi dati,
vengono scritti in un nuovo blocco fino a quando quel blocco non è pieno e quindi
concatenato alla blockchain esistente. Questo ciclo continua quindi per tutti i dati in
futuro.
Il vantaggio della tecnologia blockchain è che crea un timestamp esatto ogni volta
che i dati vengono inseriti nella blockchain. Di conseguenza, le voci dei dati vengono
fissate nel tempo e non possono essere modificate. Si può quindi quasi pensarla
come un muro di mattoni in cui ogni mattone inserito è diverso dall’altro in quanto vi
viene apposta una nuova scritta. Una volta cementato sopra un nuovo mattone,
quella scritta è fissa e non può essere modificata.
Ciò fornisce una migliore trasparenza e la natura distribuita della blockchain la rende
meno vulnerabile alle minacce alla sicurezza. In effetti, ad oggi non si sono ancora
mai verificati casi in cui la sicurezza di una blockchain sia stata violata.

Perché la gestione dei documenti è importante??
Come accennato in precedenza, la gestione dei documenti digitali svolge un ruolo
fondamentale negli sforzi di trasformazione digitale di qualsiasi azienda. Questo
semplicemente perché mantenere un sistema di archiviazione efficiente può essere
difficile quando vengono utilizzati documenti fisici.

Spesso le aziende hanno bisogno di strutture di archiviazione fuori sede per
archiviare e gestire i propri documenti e per le piccole imprese, i documenti cartacei
possono diventare difficili da gestire. Quindi, passare dalla carta a un sistema di
gestione documentale digitale, rende l'intero processo più efficiente e snello.
Alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione dei documenti sono:


Risparmia spazio. Nel tempo, i documenti cartacei possono occupare molto
spazio. Al contrario, le aziende possono archiviare migliaia di pagine per
gigabyte di spazio di archiviazione.



È sicuro. Per proteggere i file cartacei, spesso è necessario archiviarli fuori
sede e disporre di un backup di ogni file disponibile. Ciò raddoppia la quantità
di spazio di archiviazione necessaria ed è sicuramente poco pratico. Al
contrario, i file digitali possono essere conservati in un archivio sicuro, come
ad esempio quelli forniti dai provider di cloud storage.



Fa risparmiare denaro. Non solo riduce i costi derivanti dall'archiviazione, ma
riduce anche i costi di copia, scansione, posta e servizi di spedizione.



Fa risparmiare tempo. Quando le aziende salvano copie digitali dei loro
documenti, è molto più facile per loro trovare i documenti di cui hanno
bisogno quando ne hanno bisogno. Al contrario, le copie cartacee richiedono
ricerche approfondite in centinaia di file solo per trovare un'informazione.



È facilmente accessibile. Quando i documenti sono archiviati
elettronicamente, chiunque può accedervi da qualsiasi luogo.

Come la Blockchain può essere usata nella gestione
documentale?
Ora, la domanda è: come può la blockchain migliorare la gestione dei documenti?
Alcuni esempi di ambiti in cui la blockchain può essere utilizzata da un'azienda per
migliorare il proprio sistema di gestione dei documenti includono:


Conservazione. Utilizzare la tecnologia blockchain in un sistema di gestione
dei documenti consente alle aziende di archiviare e proteggere i propri dati e
documenti in modo immutabile. Ciò garantisce che i documenti non possano

essere manomessi e che ogni azione intrapresa su un documento, dalla sua
origine fino all'accesso al documento e alla modifica dello stesso, sia
tracciabile. Questo, in definitiva, assicura che le aziende garantiscano che i
loro documenti nel sistema di gestione dei documenti siano al sicuro.


Condivisione. La condivisione di documenti è uno dei principali modi in cui i
documenti vengono utilizzati per scopi aziendali. Ad esempio, i documenti
vengono condivisi tramite e-mail o concedendo a determinati dipendenti
l'accesso all'archiviazione centrale per la collaborazione. Utilizzando la
tecnologia blockchain nel sistema di gestione dei documenti, le aziende
possono eliminare il rischio di corruzione dei dati o accesso non autorizzato,
pur garantendo standard di sicurezza e affidabilità nello scambio o nella
condivisione di documenti.



Monitoraggio. Questa è una parte vitale di un efficace sistema di gestione dei
documenti. Quando si utilizza la tecnologia blockchain, qualsiasi azione
eseguita dagli utenti all'interno del sistema, come la creazione, l'alterazione, la
firma, la consegna e la ricezione di documenti può essere tracciata e
certificata.



Scansione. La tecnologia blockchain consente alle aziende di certificare
l'affidabilità di qualsiasi documento cartaceo durante il processo di scansione.
E’ inoltre possibile generare un codice QR adesivo fisico per certificare la
conformità alla versione digitalizzata del documento registrato sulla
blockchain.



Stampa. La stampa di documenti è parte integrante delle operazioni di
qualsiasi azienda. Quest’ultima deve stampare tutto, da fatture, a preventivi e
contatti. La tecnologia blockchain consente alle aziende di garantire
l'affidabilità e l'autenticità dei documenti stampati inserendo uno speciale
codice QR durante la stampa. Tale codice consente di aggiungere un
collegamento alla versione digitale del file originale, garantendo così
l’autenticità del documento stampato.



Firme elettroniche. La tecnologia blockchain consente alle aziende di
integrare funzionalità avanzate di firma di documenti crittografati nei propri
documenti. Ciò rende l'accettazione di contratti, offerte o fatture semplice,

affidabile e legalmente verificabile. Questo, in definitiva, riduce il rischio di
controversie ed elimina errori e problemi di sicurezza.
In definitiva, quando si utilizza la tecnologia blockchain in un sistema di gestione
dei documenti, essa offre gli stessi vantaggi di un sistema di gestione dei
documenti tradizionale, migliorandoli però sotto diversi aspetti.
Per menzionarne uno, garantisce che tutti i documenti in un sistema di gestione dei
documenti siano conformi al GDPR e ad altre normative e normative sulla privacy e
rispetta la riservatezza di tutte le informazioni contenute nei documenti.
Riduce inoltre il rischio di errori, accessi non autorizzati e controversie, consentendo
alle aziende di tenere traccia di ogni azione su un contratto. In sintesi la blockchain
garantisce una migliore protezione dei dati, rendendo la gestione dei documenti più
efficiente e snella.

Conclusioni
Per qualsiasi azienda che desideri implementare una strategia di trasformazione
digitale, è essenziale implementare un sistema di gestione documentale.
Quest’ultimo fa risparmiare tempo, denaro e rende l’azienda più efficiente poiché
tutte le informazioni e i documenti sono disponibili istantaneamente e in modo sicuro.
Per ulteriori informazioni sulla blockchain e su come può migliorare la gestione dei
documenti, visita il nostro sito Web o contattaci per maggiori dettagli. Papeers è una
soluzione software all-in-one che rende la gestione documentale più semplice ed
efficiente. Integra la tecnologia blockchain, garantendo trasparenza e affidabilità nella
sfera delle attività come scansione, stampa, archiviazione, scambio, approvazione,
condivisione e firma di documenti.
PaPeers è un progetto sviluppato da Mangrovia Blockchain Solutions. Attiva su scala
globale, Mangrovia Blockchain Solutions è specializzata nella progettazione, sviluppo

e integrazione di soluzioni tecnologiche distribuite avanzate applicate alla supplychain, fintech, energia, marketing e principali settori industriali.
Per ulteriori informazioni sulla blockchain e su come può migliorare la gestione dei
documenti, visita il nostro sito Web o contattaci per maggiori dettagli.
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